協會社團全面脫鉤,從線下會展活動升級開始

活動 作者:31會議 2019-08-08 10:23 閱讀:36543 評論:0

近幾年來,民政部門一方面大力推動行業協會商會去行政化(從半官方走向民間),一方面開始嘗試一業多會(一個行業在一地可以成立多個行業協會)。即引入競爭機制,在同一行政區域,允許存在業務范圍相同或者相似的行業協會商會。在這樣的大背景下,如何在政府取消資金扶持的基礎上,從企業層面獲得新的收入來源,重點在服務。更好的為企業提供差異性服務,讓協會社團呈可持續發展,小編認為可以從以下幾個層面入手:

將服務重心從政府轉向企業、行業和市場;

創新體制改革;明確協會目標;加強人才建設;

加強企業會員的數字化管理,增強凝聚力;

線下會展活動需要智慧化,改善服務體驗;

本文先從社團協會的線下會展活動升級這個小話題展開討論。

協會社團全面脫鉤,從線下會展活動升級開始-愛尖刀

 

行業協會社團之間的競爭必然導向他們主導的產業會展間的競爭,這也直接推動了社團協會對于會展活動策劃和管理能力提升的迫切需求。長期以來,傳統的協會社團活動經常面臨以下問題:

會議活動參會人數多,報名信息收集困難;

會員類別多,票務類別多,難以管理容易出錯;

活動現場管理經驗不足,效率較低;

多場活動數據無法打通,全年活動效果無法分析;

目前,隨著會展科技的不斷發展,數字會務已經在協會社團中逐步普及。以一場線下會員活動為例,只要通過以下幾個功能模塊,就能提高籌辦效率,讓活動現場高效有序。

微站:推廣報名一把抓

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傳統協會社團的線下會展活動,大多使用紙質文件通知,報名采集也通過紙質報名表。這個方式不止在傳播范圍方面局限性較大,同時報名打款時效性較長,不利于數據統計。

而通過微站可以同時實現信息展示、推廣傳播、報名付費等多個維度的功能。微站本身有多種風格模板,適用于多種活動場景,支持主辦方嵌入圖片、視頻、日程、地址等各種模塊,并可以一鍵分享至微信、朋友圈、微博等多個社交渠道。同時可對傳播數據進行實時跟蹤統計。

 

優惠碼:會員優惠自動生成

 

協會協會社團全面脫鉤,從線下會展活動升級開始-愛尖刀社團的活動,對于會員一般都會有優惠政策,并且不同等級的會員單位可能有不同的優惠幅度。主辦方可以后臺自助操作優惠設置,讓指定會員可以享受到相應的福利優惠。通過后臺的會員管理,給不同等級的會員發送相應的優惠碼。會員在收到優惠碼后,報名注冊活動時填寫優惠碼即可直接享受優惠。這個方式能夠有效提高會員的滿意度,同時讓報名付款流程更加可控,省去了人為核實打款情況的時間。

 

電子簽到:通過速度5s/人

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傳統的協會社團活動,都采用紙質簽到,主辦方提前統計好參會人員信息后,整理打印成簽到表格,現場在表格內找到參會人姓名完成簽到。這樣的方式不止現場速度慢,工作人員工作量大,同時報名信息無法及時更新。當前大部分線下活動都采用電子簽到的方式,其中登記等待時間不超過十秒,簽到速度達到了5秒/人,現場高效有序,很大程度上提升了參會嘉賓的參會體驗。不經如此,在用餐、接機、酒店等原本需要紙質簽到或紙質憑證的場景,都可以使用電子簽到來實現,讓現場活動運營更加的靈活、高效的同時,還能實時統計現場數據,為后續的活動提供數據參考。

 

數據管理:全年數據一鍵導出

協會社團全面脫鉤,從線下會展活動升級開始-愛尖刀

每年舉辦的多場活動,所有參會數據都代表了該協會/社團的運營成果,同時對數據的分析也能精準的為后續發展方向給出指導。這就要求系統能夠對全年的活動數據進行統一的打通管理,在針對單場活動數據作整理分析的同時,針對全年的多場活動,也可以看到全年的活動數據、分析報表,并支持數據一鍵導出。所有活動的參會人員信息,可以統一收集到通訊錄中以便后續進行運營管理。

 

 

除此之外,針對醫療方向的協會社團來說,線下的學術交流大會也是推動學科發展和學者交流的重要活動之一。其中征文收集和日程管理這兩個需要耗費大量人力和時間的“老大難”問題也可以通過數字會務來實現。

征文管理:數字化提交審閱,快速高效

協會社團全面脫鉤,從線下會展活動升級開始-愛尖刀 協會社團全面脫鉤,從線下會展活動升級開始-愛尖刀

征文管理能讓主辦方在線整理參會者提交的論文,分配給專家進行審閱,專家有修改意見時,論文作者可以直接收到指示并進行修改。同時后臺能設置專家評審時間并顯示未分配審閱列表,避免出現專家論文審閱不及時及遺漏,提高會務組在征文環節收集整理修改裝訂環節的效率。

 

日程管理:智慧排期,日程可檢索

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演講日程比較多的情況下,用Excel容易出現日程沖撞,同時當現場有多個分會場時,日程過于緊湊會導致參會嘉賓轉場來不及。這些問題在日程管理模塊下可以輕松解決,系統會自動提示時間和地點的沖突情況,同時在日程變化頻率較高的情況下,工作人員實時更新即可實時上線,有效避免現場信息滯后。對于參會嘉賓來說,還可以直接關注日程或對日程進行檢索。

 

 

協會社團正處在轉型升級的關口,線下會展活動只是其中一個環節。31會議順應數字時代的發展要求,借助互聯網、移動互聯網技術以及云計算、大數據等相關技術,針對社團協會所存在問題,利用“互聯網+社團”的數字化管理模式,為社團協會的數字化運營管理提供了“云社團”解決方案。


31會議
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